Tiếp nhận nhân sự mới

01Tạo và theo dõi thư mời nhận việc

Lời mời nhận việc — mức lương, đơn vị tiền tệ, ngày bắt đầu dự kiến và mọi ghi chú — được tạo trực tiếp từ hồ sơ ứng tuyển của ứng viên và tạo ra thư mời nhận việc dạng PDF có định dạng mang thông tin chi tiết của nhà tuyển dụng mà không cần công cụ xử lý văn bản riêng biệt. Trạng thái của lời mời (bản nháp, đã gửi, được chấp nhận, bị từ chối, đã rút lại) được theo dõi trong hệ thống, và việc chấp nhận lời mời sẽ tự động chuyển ứng viên sang giai đoạn "đã tuyển dụng" trong quy trình thay vì yêu cầu cập nhật thủ công.

02Những thông tin được lưu cùng hồ sơ

Mọi thông tin thu thập được trong quá trình tuyển dụng — điểm CMS và bảng chi tiết theo từng tiêu chí, phản hồi từ mỗi cuộc phỏng vấn, ghi chú của nhóm, các điều khoản đề nghị tuyển dụng đã được chấp nhận — đều được lưu kèm vô thời hạn trong hồ sơ ứng tuyển của ứng viên (tuân thủ chính sách lưu giữ dữ liệu ứng viên 24 tháng như được mô tả trên trang Trải nghiệm Ứng viên). Quản lý tuyển dụng hoặc thành viên bộ phận nhân sự phụ trách tiếp nhận nhân sự mới sau 6 tuần vẫn có thể xem toàn bộ lịch sử thay vì chỉ thấy trạng thái "đã tuyển dụng" đơn thuần mà không có ngữ cảnh.

03What this doesn't do

Expertini ATS hiện không thay thế cho hệ thống HRIS chuyên dụng, hệ thống tính lương hoặc quy trình cấp phát thiết bị CNTT — hệ thống sẽ bàn giao hồ sơ hoàn chỉnh, có cấu trúc về quy trình tuyển dụng, nhưng các cơ chế thực tế để thiết lập thiết bị cho nhân viên mới, đăng ký phúc lợi hoặc hồ sơ tính lương sẽ diễn ra trong các hệ thống mà tổ chức đã sử dụng cho các chức năng đó. Chúng tôi muốn nêu rõ giới hạn này hơn là ngụ ý về một bộ công cụ tiếp nhận nhân viên mới rộng hơn so với thực tế hiện có.

04Tại sao khoảng cách từ lúc mời nhận việc đến khi bắt đầu làm việc lại quan trọng hơn vẻ bề ngoài

Khoảng thời gian từ khi chấp nhận lời đề nghị làm việc đến ngày làm việc đầu tiên của ứng viên là lúc một tỷ lệ đáng kể các lời đề nghị đã được chấp nhận âm thầm bị hủy bỏ — một lời đề nghị cạnh tranh xuất hiện, lời đề nghị giữ chân từ người sử dụng lao động hiện tại làm thay đổi quyết định, hoặc đơn giản là sự im lặng quá lâu từ người sử dụng lao động mới trong khoảng cách nhiều tuần làm giảm sự tin tưởng của ứng viên vào quyết định của mình. Đây thực chất không phải là vấn đề "tiếp nhận nhân viên mới (onboarding)" theo nghĩa truyền thống về thủ tục giấy tờ và trang thiết bị; đó là vấn đề về tính liên tục trong giao tiếp, và đây chính là nơi mà các hệ thống không chia sẻ dữ liệu giữa tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên mới thường rơi vào khoảng lặng vào đúng thời điểm nhạy cảm nhất.

Việc lưu giữ toàn bộ hồ sơ tuyển dụng — phản hồi phỏng vấn khiến đội ngũ hào hứng về ứng viên này, các ghi chú về những điều quan trọng đối với họ trong quá trình đàm phán, nguyện vọng về ngày bắt đầu làm việc thực tế — được đính kèm và hiển thị xuyên suốt khoảng thời gian này đồng nghĩa với việc người phụ trách trao đổi tiếp nhận nhân sự mới sẽ không phải bắt đầu từ một hồ sơ "nhân viên mới" trống rỗng không có ngữ cảnh, một chi tiết nhỏ nhưng có tác động rõ rệt đến việc duy trì sự hào hứng ban đầu đó qua khoảng trống thủ tục hành chính trước ngày làm việc đầu tiên.